Il cliente

Loft è partner di imprese, università e incubatori. Grazie alla rete interdisciplinare di professionisti, offre consulenza e servizi a startup, imprese e persone, coprendo tutte le aree di expertise: dalla produzione all’amministrazione, dal diritto societario al marketing, dalla comunicazione alla formazione.

Il contesto

Le Università Italiane rappresentano spesso complesse organizzazioni scientifiche, didattiche e culturali tra cui enti pubblici, enti di diritto privato controllati, Fondazioni, Consorzi, Spin off universitari e accademici. Questo comporta la gestione e l’accesso a documenti, informazioni e dati che riguardano persone, strutture, attività, progetti che devono essere costantemente aggiornati e allineati per permettere una visione e un’amministrazione trasparente e d’insieme.

Per ogni ente e spin-off affiliato, l’Università degli Studi di Padova gestisce manualmente ogni informazione, avvalendosi di un programma complesso e ormai desueto per la consultazione e l’aggiornamento di file excel contenenti:

• informazioni generali dell’ente o dello spin-off;

• dati contabili (da aggiornare ogni anno);

• organi amministrativi e rappresentanti, strutture e persone di ogni società;

• liste soci;

• scadenze contabili;

• documenti vari.

Il processo di sviluppo

La società Loft si rivolge a noi con l’obiettivo di trovare una soluzione tecnologica innovativa capace di efficientare e digitalizzare questi processi informativi, consentendo di gestire il versionamento di ogni informazione nel tempo, da un’unica piattaforma. Per rispondere a questa esigenza, proponiamo lo sviluppo di un software in grado di supportare due tipologie di utenti, con ruoli diversi:

• Ufficio Enti, con la possibilità di accedere anche alla sezione dedicata agli spin-off;

• Ufficio Spin-off, con accesso limitato alla sezione corrispondente.

Diamo la possibilità ad ogni utente di beneficiare del ruolo di admin o solo visualizzatore.

L'output

In pochi mesi il nostro team sviluppa un software web based con una serie di funzionalità:

• log-in attraverso il sistema Shibboleth dell’università, previa autorizzazione;

• accesso allo storico di ogni informazione, per permettere di avere una visione delle stesse informazioni in un arco temporale diverso;

• sistema di mappatura e consultazione di enti e spin-off nel corso degli anni;

• verifica delle scadenze, divise per ente e spin-off;

• export di documenti e informazioni in formato .csv;

• export di documenti filtrati per data, con la possibilità di mappare: ruoli persone negli enti e spin-off, riepilogo dei cambiamenti nelle informazioni riguardanti ogni spin-off.

La piattaforma consente oggi all’Università degli Studi di Padova di avere un quadro informativo completo e facile da fruire, con una serie di informazioni e documenti disponibili che facilitano la condivisione di ogni dato e rapporto al MEF. Il software è replicabile in ogni Ateneo universitario, con la possibilità di adattarlo a specifiche esigenze.